Giới thiệu Excel

Excel là gì?

Excel là một phần mềm bảng tính phát triển bởi Microsoft, được sử dụng phổ biến nhất trên trên thế giới. Excel là một phần trong bộ phần mềm tin học văn phòng Microsoft Office. Phiên bản Excel đầu tiên được phát hành năm 1987, phiên bản mới nhất tại thời điểm viết bài này là Microsoft Excel 2019.

Excel được sử dụng để làm gì?

Tính năng mạnh mẽ nhất của Microsoft Excel là để xử lý tính toán các con số, tuy nhiên nó khá mềm dẻo và được sử dụng cho cả các dữ liệu không phải là số. Dưới đây là một số trường hợp sử dụng Excel phổ biến

• Tính toán số liệu.
• Vẽ biểu đồ.
• Tổ chức các danh sách.
• Thao tác văn bản.
• Truy xuất dữ liệu.
• Tạo lập trang báo cáo trực quan.
• Tạo các sơ đồ và hình ảnh.
• Tự động hóa các tác vụ phức tạp.

Các thành phần trên một màn hình cửa sổ của Excel

Workbooks

Tất cả các công việc bạn làm với Excel được thực hiện trong một Workbook, mỗi một Workbook chính là một tệp tin có phần mở rộng là .xslx. Khi bạn mở một Workbook, nó sẽ được mở ra trong một cửa sổ Excel, bạn có thể mở nhiều Workbook cùng một lúc để làm việc, mỗi Workbook được mở, ở trong một cửa sổ Excel độc lập.

Worksheets

Một Workbook chứa một hoặc nhiều Worksheets, Một Worksheet bao gồm nhiều ô (cell) được tổ chức dưới dạng dòng và cột. Trong một ô, có thể chứa số, công thức, hoặc văn bản. Một Worksheet còn cho phép chứa biểu đồ, sơ đồ trên lớp vẽ trên cùng nên chúng có thể che khuất nội dung các ô bên dưới chúng.

Màn hình cửa sổ Excel

Hình ảnh bên dưới là màn hình của sổ Excel khi mở một Workbook, bao gồm các thành phần quan trọng của Excel

Màn hình cửa sổ Excel

Di chuyển trong Worksheet

Một worksheet bao gồm nhiều dòng (được đánh số từ 1 đến 1.048.576) và nhiều cột (được gán các chữ cái tiếng Anh từ A đến XFD), từ sau cột có nhãn là chữ cái Z, là AA và lần lượt tiếp theo là AB, AC,... cứ thế cho đến cột AZ. Sau cột AZ là cột BA, BB,... và lại tiếp tục như thế. Sau cột ZZ thì cột tiếp theo là AAA, AAB,... rồi và cứ tiếp tục cho đến cột cuối cùng là XFD.
Giao giữa dòng và cột là một ô (cell), mỗi một ô có một địa chỉ duy nhất được tạo thành từ nhãn của cột và số hiệu của dòng. Ví dụ, ô trên cùng, bên trái đầu tiên có địa chỉ là A1, địa chỉ của ô dưới cùng, bên phải nhất là XFD1048576
Trong worksheet, bất cứ lúc nào cũng luôn có một ô hiện hành (ô đang được chọn), là ô sé tiếp nhận giá trị bạn gõ vào từ bàn phím. Ô đang hiện hành được nhận biết bằng viền đậm màu xung quanh ô như minh họa ở hình vẽ dưới

Ô hiện hành trong một worksheet

Di chuyển bằng bàn phím

Bạn có thể di chuyển từ ô hiện hành tớ các ô khác trong worksheet bằng các phím di chuyển trên bàn phím.

• Sử dụng các phìm mũi tên di chuyển lên, xuống, sang phải, sáng trái để di chuyển từng ô một tới ô mong muốn
• Sử dụng phím Page Up hoặc Page Down để di chuyển lên hay xuống theo từng trang màn hình của cửa sổ Excel hiện hành

Bảng phía dưới mô tả các phím di chuyển có thể dùng với Excel

Phím	Tác động
Mũi tên Lên	Chuyển ô hiện hành lên trên một dòng
Mũi tên Xuống hoặc Enter	Chuyển ô hiện hành xuống dưới một dòng
Mũi tên sang Trái hoặc phím Shift+Tab	Chuyển ô hiên hành sang một cột bên trái
Mũi tên sang phải hoặ Tab	Chuyển ô hiện hành sang một cột bên phải
PageUp	Chuyển ô hiện hành trên một màn hình
PageDown	Chuyển ô hiện hành xuống dưới một màn hình
Alt+PageUp	Chuyển ô hiện hành sang trái một màn hình
Alt+PageDown	Chuyển ô hiện hang sang phải một màn hình
Ctril+Backspace	Cuộn màn hình mà ô hiện hành vễn được nhìn thấy

Di chuyển bằng chuột

Thao tác di chuyển bằng chuột rất đơn giản, bạn chỉ cần click nút chuột phải vào ô nào thì ô đó trở thành ô hiện hành. Nếu không nhìn thấy ô bạn muốn, bạn có thể cuộn màn hình để nhìn thấy ô cần hiện hành rồi click nút chuộn phải vào ô đó. Bạn cuộn màn hình bằng nút cuộn hoặc bấm, giữ nút chuột và kéo phải vào thanh cuộn ngang, thanh cuộn dọc tùy theo vị trí ô cần di chuyển đến.
Lưu ý:

• Khi bạn cuộn màn hình, ô hiện hành sẽ không thay đổi
• Bạn có thể bấm giữ phím Ctrl trong khi xoay nút cuộn của chuột để phóng to/thu nhỏ worksheet

Sử dụng Ribbon

Tùy chỉnh thanh công cụ truy cập nhanh (Quick Access toolbar)

Sử dụng các hộp thoại (Dialog boxes)

Nhiều lệnh của Excel sẽ hiển thị một hộp thoại để đơn giản việc nhận nhiều thông tin mà bạn nhập vào. Ví dụ, từ danh mục tap trên đỉnh màn hình cửa sổ Excel bạn chọn Review > Protect > Protect Sheet. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Protect Sheet như hình vẽ bên dưới để bạn chọn các phần trên sheet cần bảo vệ.

Hộp thoại Protect Sheet trong Excel

 

Có hai kiểu hộp thoại là:

• Hộp thoại đặt trưng (Typical dialog box).  Là loại hộp thoại khi xuất hiện, bạn sẽ không làm được gì khác trên worksheet, chỉ khi nào bạn bấm OK (để áp dụng những lựa chọn đã chọn) hoặc Cancel (để không áp dụng gì cả) để đóng hộp thoại lại thì lúc đó bạn mới làm việc tiếp được trên worksheet.
• Hộp thoại luôn trên đầu (Stay-on-top dialog box). Là loại hộp thoại khi xuất hiện, bạn vẫn có thể làm việc với worksheet. Khi bạn chọn một lựa chọn trên hộp thoại này, nó sẽ các tác dụng ngay lập tức.

Sử dụng khung tác vụ (Task Pane)

Một thành phần giao diện khác là khung tác vụ - Task pane. Các task pane sẽ tự xuất hiện tự động khi bạn thực hiện một lệnh nào đó. Ví dụ, để làm việc với một hình ảnh bạn đã chèn vào, bạn nhấm nút chuột phải vào hình ảnh và chọn Format Picture. Excel sẽ đáp ứng bằng cách hiển thị task pane Format Picture như hình vẽ phía dưới.

Task pane trong Excel

Đa số các task pane thì phức tạp, ở ví dụ trên, task pane Format Picture có 4 biểu tượng ở hàng trên cùng. Bấm chuột vào một biểu tượng sẽ thay đổi danh sách các lệnh ở bên dưới task pane. Bấm một mục lệnh trong danh sách sẽ mở rộng để hiện thị các lựa chọn.
Mặc định, một task pane sẽ được neo ở bên cạnh phải của màn hình cửa sổ Excel, bạn có thể di chuyển nó tớ bất cứ vị trí nào bạn muốn bằng cách bấm nút chuột trái vào tiêu đề của nó rồi giữ và kéo. Để đặt task pane về vị trí mặc định, bạn bấm đúp nút chuột trái vào tiêu đề của task pane.
Task pane không có nút OK, khi bạn sử dụng xong task pane, bấm nút Close (X) góc trên bên phải của task pane để đóng nó lại.